PRO ZŘIZOVATELE
Digitalizace agend
Praktický průvodce bezpečnou digitalizací dokumentů, dat a administrativních procesů školy.
Obsah
- elektronická komunikace a dokumenty
- spisová služba a datová schránka
- školní informační systémy a přístupy
- ochrana osobních údajů
- kybernetická bezpečnost a připravenost školy
Téma
Digitalizace agend školy není pouze otázkou pořízení softwaru nebo techniky. Jejím cílem je nastavit práci s dokumenty, údaji a elektronickými nástroji tak, aby byla přehledná, bezpečná a pokud možno omezovala zbytečnou administrativu.
Zřizovatel by měl mít základní přehled o tom, jak škola elektronicky komunikuje, pracuje s datovou schránkou, školním informačním systémem, sdílenými úložišti a spisovou službou. Důležité je také vědět, kdo za jednotlivé systémy odpovídá, kdo má k datům přístup, jak jsou informace zálohovány a jak je zajištěna ochrana osobních údajů a kybernetická bezpečnost.
Úkolem zřizovatele není řídit každodenní práci školy v jednotlivých systémech ani mít přístup ke všem školním datům. Měl by však ověřovat, zda jsou klíčové procesy nastavené bezpečně, dokumenty dohledatelné a škola připravená na elektronický výkon spisové služby.
Více o tématu
Zjistěte, jak nastavit bezpečnou práci s digitálními dokumenty, systémy a daty a co by měl v této oblasti sledovat zřizovatel.
Elektronické dokumenty a komunikace
Datová schránka, e-mail a další elektronické kanály musí být propojeny s jasnými pravidly pro příjem, evidenci, vyřizování a ukládání dokumentů.
Výsledek:
dohledatelné a správně spravované dokumenty
Elektronická spisová služba
Spisová služba zajišťuje evidenci a správu dokumentů během celého jejich životního cyklu – od přijetí až po uložení nebo vyřazení.
Výsledek:
připravenost školy na elektronickou správu dokumentů
Přístupy a ochrana dat
Každý uživatel by měl mít přístup pouze k údajům a funkcím, které skutečně potřebuje pro svou práci.
Výsledek:
bezpečné a přiměřené nakládání s údaji
Kybernetická bezpečnost
Zálohování, správa účtů, aktualizace systémů a připravenost na výpadky nebo incidenty jsou základní podmínkou bezpečné digitalizace.
Výsledek:
vyšší odolnost školy vůči výpadkům a útokům
Základní pojmy
Seznamte se s hlavními pojmy spojenými s elektronickou správou dokumentů, školními systémy a bezpečností dat.
Činnost vedená elektronicky, například komunikace, evidence, schvalování, předávání dokumentů nebo sdílení dat.
Informační systém určený pro příjem, evidenci, oběh, vyřizování, ukládání, dohledávání a další správu dokumentů v rámci elektronické spisové služby.
Elektronický prostředek určený zejména pro úřední komunikaci a doručování elektronických dokumentů.
Systém využívaný školou například pro vedení školní matriky, evidenci docházky, klasifikaci nebo komunikaci se zákonnými zástupci.
Pravidla určující, kdo může do určitého systému nebo k určitým datům přistupovat a jaké operace v něm může provádět.
Soubor organizačních a technických opatření chránících informační systémy, data, uživatelské účty a komunikační prostředky před ztrátou, zneužitím, poškozením nebo útokem.
Pravidla pro zákonné, bezpečné a přiměřené zpracování údajů o dětech, žácích, zaměstnancích, zákonných zástupcích a dalších osobách.
Legislativa
Přehled právních předpisů upravujících elektronickou správu dokumentů, datové schránky, elektronické podpisy a ochranu osobních údajů.
ZMĚNA OD 1. 1. 2027
Podle aktuálně účinné právní úpravy přecházejí školy od 1. ledna 2027 na elektronické vedení spisové služby.
Výjimku mají mateřské školy, výchovná a ubytovací zařízení a zařízení školního stravování. Elektronický systém používaný školou nemusí mít atest, musí však splňovat požadavky archivního zákona, prováděcí vyhlášky a Národního standardu.
Doporučení pro zřizovatele: Včas ověřte používané řešení, upravte vnitřní procesy a sledujte aktuální legislativní vývoj..
SPISOVÁ SLUŽBA
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
Základní předpis upravující správu dokumentů, výkon spisové služby a skartační řízení.
Relevantní ustanovení: zejména § 3, § 63, § 64 a § 68 a následující
Pro školy je důležitý při nastavení příjmu, evidence, vyřizování, ukládání a následného vyřazování dokumentů.
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
Podrobně stanoví pravidla pro příjem, označování, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů.
ELEKTRONICKÁ SPISOVÁ SLUŽBA
Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
Stanoví požadavky na funkce elektronických systémů spisové služby, práci s dokumenty, metadata a výměnu dat.
Pro školu i zřizovatele je významným podkladem při výběru a posuzování řešení elektronické spisové služby.
Zobrazit Národní standard →
Pro školu i zřizovatele je významným podkladem při výběru a posuzování řešení elektronické spisové služby.
DATOVÉ SCHRÁNKY A ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY
Zákon č. 300/2008 Sb.
Upravuje datové schránky, elektronické úkony a autorizovanou konverzi dokumentů.
Zákon č. 297/2016 Sb.
Upravuje služby vytvářející důvěru pro elektronické transakce, zejména elektronické podpisy, elektronické pečetě a časová razítka.
Pro školy jsou oba předpisy významné při elektronickém doručování, podepisování dokumentů a práci s dokumenty v digitální podobě.
Zobrazit zákon o datových schránkách →
Zobrazit zákon o službách vytvářejících důvěru →
Pro školy jsou oba předpisy významné při elektronickém doručování, podepisování dokumentů a práci s dokumenty v digitální podobě.
OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
GDPR a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
Pravidla ochrany osobních údajů se vztahují na práci se školní matrikou, informačními systémy, sdílenými úložišti, uživatelskými účty i předávání údajů mezi školou a zřizovatelem.
Zřizovatel by měl zejména respektovat, že jeho zřizovatelská role sama o sobě neznamená oprávnění k neomezenému přístupu ke všem údajům školy.
Zobrazit zákon č. 110/2019 Sb. →
Zřizovatel by měl zejména respektovat, že jeho zřizovatelská role sama o sobě neznamená oprávnění k neomezenému přístupu ke všem údajům školy.
Poznámka: Digitalizace agendy nemění základní pravidla odpovědnosti za dokumenty a údaje. Elektronické řešení musí respektovat požadavky spisové služby, ochrany osobních údajů a bezpečnosti stejně jako procesy vedené jiným způsobem.
Metodické materiály
Metodická podpora k elektronické spisové službě, evidenci dokumentů a bezpečnému nastavení digitálních procesů školy.
SPISOVÁ SLUŽBA
Ministerstvo vnitra – Spisová služba
Hlavní metodický rozcestník Ministerstva vnitra k výkonu spisové služby.
Škola i zřizovatel zde najdou informace k evidenci dokumentů, spisovým a skartačním pravidlům, elektronické spisové službě, ukládání dokumentů a skartačnímu řízení.
Škola i zřizovatel zde najdou informace k evidenci dokumentů, spisovým a skartačním pravidlům, elektronické spisové službě, ukládání dokumentů a skartačnímu řízení.
VEŘEJNÁ METODICKÁ PODPORA · MINISTERSTVO VNITRA
Zobrazit metodické materiály →
Vzory a formuláře
Vzorové podklady pro nastavení spisové služby a pravidel evidence a vyřazování dokumentů.
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Vzory spisových řádů a spisových a skartačních plánů
Moravský zemský archiv v Brně zveřejňuje vzorové dokumenty a doporučení využitelné při tvorbě nebo aktualizaci spisového řádu a spisového a skartačního plánu organizace.
Pro školu mohou sloužit jako praktický podklad, vždy je však nutné přizpůsobit je konkrétním podmínkám, používanému systému a způsobu výkonu spisové služby.
Pro školu mohou sloužit jako praktický podklad, vždy je však nutné přizpůsobit je konkrétním podmínkám, používanému systému a způsobu výkonu spisové služby.
VZORY A DOPORUČENÍ · MORAVSKÝ ZEMSKÝ ARCHIV
Zobrazit vzory →
Upozornění: Vzorový spisový řád ani spisový a skartační plán nelze bez úprav automaticky převzít. Dokumenty musí odpovídat skutečným procesům školy, používanému systému spisové služby a aktuálním právním požadavkům.
Odkazy
Užitečné zdroje k digitalizaci, kybernetické bezpečnosti a elektronické komunikaci školy.
KYBERNETICKÁ BEZPEČNOST
Kybernetická bezpečnost škol: Jak využít letní měsíce k systémovému posílení odolnosti
Praktický článek pro školy a zřizovatele zaměřený na plánování bezpečnostních opatření, investice do ICT, vzdělávání zaměstnanců a přípravu školy na kybernetické incidenty.
Současně slouží jako rozcestník k dalším zdrojům pro zřizovatele.
Současně slouží jako rozcestník k dalším zdrojům pro zřizovatele.
EDU.CZ · KYBERNETICKÁ BEZPEČNOST
Zobrazit článek ↗
DIGITÁLNÍ ŘÍZENÍ ŠKOLY
Moderní škola v digitální době
Shrnutí konference zaměřené na kybernetickou bezpečnost, elektronickou spisovou službu a využití umělé inteligence při řízení školy.
Přináší praktické příklady a doporučení pro bezpečnou digitalizaci školních agend.
Přináší praktické příklady a doporučení pro bezpečnou digitalizaci školních agend.
EDU.CZ · KONFERENCE A PŘÍKLADY Z PRAXE
Zobrazit shrnutí ↗
DIGITÁLNÍ VEŘEJNÁ SPRÁVA
Digitální a informační agentura
Ústřední orgán pro oblast digitalizace veřejné správy a rozvoje eGovernmentu.
Pro školy a zřizovatele představuje důležitý zdroj aktuálních informací k elektronickým službám státu a digitální komunikaci.
Pro školy a zřizovatele představuje důležitý zdroj aktuálních informací k elektronickým službám státu a digitální komunikaci.
DIA · EGOVERNMENT
Přejít na web ↗
DATOVÉ SCHRÁNKY
Datové schránky – datovka.gov.cz
Oficiální informační portál datových schránek s návody k přihlašování, správě oprávněných osob, notifikacím a práci s doručenými dokumenty.
OFICIÁLNÍ PORTÁL DATOVÝCH SCHRÁNEK
Přejít na portál ↗
FAQ
Odpovědi na časté otázky k elektronické spisové službě, datovým schránkám, přístupům a kybernetické bezpečnosti školy.
Zřizovatel nemusí řídit jednotlivé informační systémy místo ředitele školy.
Měl by však vědět:
- jaké klíčové systémy škola používá,
- kdo za ně odpovídá,
- kdo má administrátorská a další významná oprávnění,
- kde jsou ukládány důležité dokumenty a data,
- jak je zajištěno zálohování,
- jak škola postupuje při výpadku nebo bezpečnostním incidentu,
- jak je zajištěna kontinuita při změně ředitele nebo správce systému.
Úlohou zřizovatele je především sledovat rizika, financování a dlouhodobou udržitelnost řešení, nikoli každodenní práci školy.
Škola musí dokumenty evidovat, zpracovávat, ukládat a vyřazovat v souladu s pravidly spisové služby.
Podle aktuálně účinné právní úpravy mají školy a školská zařízení od 1. ledna 2027 vést spisovou službu v elektronické podobě prostřednictvím elektronického systému spisové služby (eSSL). Výjimku mají mateřské školy, výchovná a ubytovací zařízení a zařízení školního stravování.
Zřizovatel by proto měl se školou včas ověřit, zda má zvolené vhodné řešení, zajištěné financování, nastavené vnitřní postupy, určené odpovědné osoby a připravené zaměstnance.
Poznámka: V současnosti probíhá legislativní proces, který může termíny nebo některé podmínky elektronické spisové služby změnit. Před 1. lednem 2027 je proto vhodné ověřit aktuální právní stav.
Ne. Školy a školská zařízení nemusí podle aktuálně účinné právní úpravy používat eSSL s atestem. Patří mezi veřejnoprávní původce, jejichž elektronický systém spisové služby je z povinnosti atestace vyňat.
Používaný eSSL však musí splňovat požadavky zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky č. 259/2012 Sb. a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. To znamená, že absence atestu sama o sobě neprokazuje, zda je systém pro školu vyhovující.
Při výběru řešení by proto škola a zřizovatel neměli posuzovat pouze cenu a uživatelské prostředí, ale především soulad systému s právními a technickými požadavky na řádný výkon elektronické spisové služby.
Zřizovatel nemá nahrazovat činnost příslušného archivu ani získávat plošný přístup k dokumentům vedeným ve spisové službě školy.
V rámci své zřizovatelské role však může se školou řešit, zda má nastavena pravidla, odpovědnosti, potřebný systém a finanční a personální podmínky pro řádný výkon spisové služby.
Zřizovatel tedy sleduje zejména systémové nastavení a rizika, nikoli obsah jednotlivých dokumentů školy.
Za řádné zpracování dokumentů odpovídá škola.
Musí mít určeno, kdo datovou schránku kontroluje, kdo doručené dokumenty eviduje a předává k vyřízení a jak jsou následně ukládány.
Při propojení datové schránky s elektronickým systémem spisové služby lze část těchto procesů automatizovat, odpovědnost školy za správné zpracování dokumentu tím ale nezaniká.
Ne. E-mail ani běžná sdílená složka nenahrazují řádnou evidenci dokumentů ve spisové službě.
Mohou být používány jako pracovní nástroje, důležité úřední dokumenty však musí být evidovány a spravovány způsobem odpovídajícím pravidlům spisové služby.
Jinak hrozí například ztráta dokumentu, nejasná odpovědnost za jeho vyřízení nebo problém při jeho následném dohledávání.
Pouze tehdy, pokud pro konkrétní přístup existuje jasný účel a odpovídající právní důvod.
Zřizovatel zpravidla nepotřebuje plošný přístup ke školní matrice, klasifikaci nebo dalším údajům o jednotlivých žácích.
Místo toho je vhodné předem nastavit, jaké konkrétní údaje škola zřizovateli poskytuje například pro plánování kapacit, financování, investic nebo kontrolní činnost.
Nemusí znát každý technický detail. Měl by však vědět, zda škola:
- pravidelně zálohuje důležitá data,
- bezpečně spravuje uživatelské a administrátorské účty,
- používá přiměřené zabezpečení přístupů,
- aktualizuje klíčové systémy,
- ví, jak postupovat při výpadku nebo útoku,
- má určenou osobu odpovědnou za ICT,
- má zpracován plán ICT,
- plánuje potřebné investice do technologií a bezpečnosti.
Vhodným nástrojem může být ICT plán školy, který zřizovateli umožní sledovat stav technologií, hlavní rizika a budoucí finanční potřeby.
Poznámka: Digitalizace agendy nemění základní pravidla odpovědnosti za dokumenty a údaje. Elektronické řešení musí respektovat požadavky spisové služby, ochrany osobních údajů a bezpečnosti stejně jako procesy vedené jiným způsobem.
Související témata
Projděte si také další témata ze stejné oblasti.
Nenašli jste odpověď?
Kontaktujte metodickou podporu pro zřizovatele. Pomůžeme vám zorientovat se v postupu a najít vhodné odborné informace.
