Ne. Z dodaného podkladu nevyplývá obecná zákonná povinnost přijmout formální pravidla komunikace.

Je však vhodné mít základní systém předem nastavený, zejména pokud zřizovatel řídí vztahy s více školami.

Školy by měly vědět, jaké komunikační kanály se používají, kdo je jejich kontaktní osobou a jak se předávají důležité informace nebo rozhodnutí.

Je vhodné určit jasnou kontaktní osobu nebo více kontaktních osob podle jednotlivých oblastí.

Škola by měla vědět například:

• kdo řeší běžné provozní záležitosti,
• kdo finance a rozpočet,
• kdo majetek a investice,
• kdo personální záležitosti týkající se ředitele,
• kdo komunikuje zásadní strategická rozhodnutí.

Tím se omezuje riziko, že škola dostává rozdílné informace od různých pracovníků zřizovatele.

Závazná frekvence není v dodaném podkladu stanovena.

Vhodné je nastavit pravidelný režim odpovídající počtu škol a potřebám zřizovatele. Společné porady lze doplnit individuálními jednáními s jednotlivými řediteli podle aktuální situace.

Důležitější než samotný počet porad je jejich předvídatelnost, připravenost a praktický přínos.

Nemusí vznikat rozsáhlý zápis.

Obvykle postačí stručně zachytit:

• hlavní závěry,
• dohodnuté úkoly,
• odpovědné osoby,
• termíny,
• případně témata, ke kterým se účastníci vrátí příště.

Z textu by mělo být také zřejmé, co bylo pouze informací nebo doporučením a co představuje rozhodnutí či závazný požadavek zřizovatele.

Běžná komunikace slouží zejména k plánování, koordinaci, předávání informací a řešení potřeb školy.

Stížnosti a podněty mají mít vlastní proces a evidenci a neměly by se ztrácet v běžné e-mailové nebo ústní komunikaci.

Podrobnosti je vhodné řešit v samostatné kapitole Řešení stížností.

Například prostřednictvím:

• pravidelných porad ředitelů,
• individuálních schůzek,
• krátkých tematických dotazníků,
• společného vyhodnocování dat,
• diskuse o rozpočtu a investicích,
• pravidelného zjišťování potřeb jednotlivých škol.

Podle tématu lze využít také širší zpětnou vazbu o klimatu školy nebo potřebách rodičů, dětí a zaměstnanců.

Důležité je, aby získaná zpětná vazba nebyla samoúčelná, ale promítala se například do plánování rozpočtu, investic, kapacit nebo podpory škol.

V běžných otázkách vzdělávání a každodenního provozu komunikuje s rodiči především škola.

Přímá komunikace zřizovatele je vhodná zejména u témat spadajících do jeho odpovědnosti, například:

• kapacita škol,
• významné investice,
• změny v síti škol,
• zřizovatelská rozhodnutí,
• zásadní organizační změny.

Je vhodné předem se školou sladit, kdo, kdy a jakou informaci komunikuje, aby rodiče nedostávali rozdílná sdělení.

Pro každý typ informace je vhodné určit hlavní komunikační cestu.

Například běžná pracovní komunikace může probíhat e-mailem, společné informace na poradách, dlouhodobě platné dokumenty ve sdíleném úložišti a urgentní provozní situace telefonicky.

Zásadní je, aby bylo zřejmé, kde se nachází finální a platná informace. Významná rozhodnutí a dohody by neměly zůstat pouze v ústní komunikaci.