Proces slučování škol obvykle trvá několik měsíců a vyžaduje postupnou přípravu organizačních, administrativních i personálních kroků. Délka procesu se může lišit podle konkrétní situace v obci, ale v praxi se často osvědčuje zahájit přípravu alespoň půl roku před plánovaným datem sloučení.
Níže uvedený harmonogram představuje orientační postup, který může zřizovatelům pomoci při plánování jednotlivých kroků.
V této fázi zřizovatel připravuje základní podklady pro rozhodnutí o organizační změně.
Typické kroky:
analýza situace ve školách (kapacity, počty dětí, personální situace),
posouzení demografického vývoje v obci nebo regionu,
vyhodnocení ekonomických a provozních souvislostí,
diskuse o možných variantách řešení,
rozhodnutí o modelu organizační změny.
V této fázi dochází k formálnímu rozhodnutí o sloučení škol a k zahájení administrativních procesů.
Typické kroky:
projednání návrhu v orgánech obce,
schválení sloučení organizací zastupitelstvem,
příprava a schválení úprav zřizovací listiny,
příprava potřebných dokumentů,
podání žádosti o změny údajů v evidenci škol.
Personální a organizační kroky
V této fázi se připravují změny ve vedení školy a v organizaci jejího fungování.
Například:
rozhodnutí o dalším působení ředitelů škol,
případné odvolání ředitele zanikající organizace,
případné vyhlášení konkurzu na ředitele nové organizace,
příprava předání agend mezi organizacemi.
V případě, že zřizovatel rozhodl o zrušení některé organizace, dochází k jejímu zániku k datu předcházejícímu dni sloučení.
Současně jsou dokončeny poslední administrativní kroky související s převodem činností a agend.
K datu sloučení nastává účinnost organizační změny.
V praxi to znamená, že:
nástupnická organizace přebírá činnost školy,
dochází k převodu zaměstnanců a dalších práv a povinností,
nová organizační struktura školy začíná fungovat v praxi.
