CzechELib: Národní centrum pro elektronické informační zdroje

• Misí projektu CzechELib je vytvořit pro členské instituce kvalitnější podmínky pro přístup k elektronickým informačním zdrojům (EIZ), zvýšit výkonnost oblasti výzkumu, vývoje a vzdělávání a zároveň se zařadit po bok ostatních vyspělých zemí, které podobná národní licenční centra úspěšně provozují.
• Cílem projektu je vytvořit a zprovoznit národní centrum CzechELib, které bude efektivně zajišťovat centrální nákup klíčových EIZ pro výzkumnou a vzdělávací sféru v ČR, tyto zdroje bude spravovat a jejich reálné využívání cílovou skupinou bude statisticky vyhodnocovat. Díky centralizaci know-how, vyjednávání, nákupu a správy zdrojů dojde postupně k výraznému snížení administrativní zátěže pro členské instituce a bude vytvořena silnější vyjednávací pozice vůči dodavatelům EIZ.

KA1 – Řízení projektu Cílem této povinné aktivity je zajistit všechny procesy a činnosti související s vedením a administrativou projektu v jeho realizační fázi a řízením jeho odborných i administrativních činností v souladu s projektovou žádostí a podmínkami poskytnutí podpory OP VVV dle metody PRINCE2 ®.

KA2 – Vytvoření, provozování a evaluace CzechELib Cílem této aktivity je vytvořit organizační, personální, finanční a právní podmínky pro vznik Národního licenčního centra CzechELib jako organizační jednotky při NTK a zajištění jeho činnosti jak po dobu realizace projektu, tak také následně ve fázi udržitelnosti i po ní, kdy už nebude hrazena z prostředků projektu. V rámci této aktivity bude provedena nejprve detailní analýza vzniku, fungování a zajišťování jednotlivých činností centra CzechELib tak, jak jsou definovány v projektu. Výsledkem bude konkrétní postup pro vytvoření centra podle současné koncepce a ve stávajících podmínkách, jeho fungování v průběhu realizace projektu (hrazené z projektu OP VVV), v období udržitelnosti i po něm (hrazené následně ze státního rozpočtu). Následně bude centrum podle vytvořeného postupu zřízeno, a to jako organizační jednotka v rámci NTK, což si vyžádá změny ve stávajících interních předpisech NTK. V průběhu realizace projektu bude činnost centra jako celku průběžně sledována a vyhodnocována. V návaznosti na případné zjištěné nedostatky či bariéry budou v průběhu prováděny nezbytné změny k jejich odstranění. Zároveň klíčová aktivita zajišťuje koordinaci vedení odborné části projektu, podílí se na prezentaci popisu realizace projektu a jeho výstupů na tuzemských a zahraničních akcích.

KA3 – Nastavení pravidel systému, výběrová řízení na zajištění licencí pro EIZ a evaluace Cílem této aktivity je především vytvoření pravidel a metodik pro výběr EIZ, rozdělování podpory (ať jde o prostředky programu OP VVV v prvních třech letech projektu, tj. 2018 až 2020, či následně o prostředky státního rozpočtu z kapitoly VaVaI v posledních dvou letech projektu, tj. 2021 až 2022 i v období udržitelnosti, tj. 2023–2027 i po ní) a rámcových podmínek pro vyjednávání licenčních smluv a komunikaci s poskytovateli EIZ. Následně pak zjištění zájmu o jednotlivé EIZ ze strany institucí, získání předběžných cenových nabídek od vydavatelů a exkluzivních dodavatelů, posouzení jejich přijatelnosti jednotlivými institucemi při stanovené výši spolufinancování, realizaci zajištění a zpřístupnění EIZ formou veřejných zakázek a sjednání příslušných smluv. CzechELib bude sjednávat veřejné zakázky ve prospěch účastnických institucí v roli centrálního zadavatele na základě Smlouvy o centralizovaném zadávání uzavřené se všemi účastnickými institucemi. Na základě zkušenosti z dosavadních aktivit pro zajišťování EIZ připraví CzechELib ve spolupráci s Odbornou radou a poskytovateli EIZ seznam navrhovaných EIZ s odhadovanou cenou pro následující vyjednávací období, tj. na celou dobu trvání projektu s možností dřívějšího ukončení z důvodů na obou stranách. Účastnické instituce CzechELib vyjádří svůj zájem o EIZ z výše uvedeného seznamu, případně mohou doplnit i EIZ další, včetně odhadu ceny. CzechELib pak seznam společně s Odbornou radou vyhodnotí a dle Metodiky výběru EIZ rozhodne o EIZ, ke kterým bude zajišťovat přístup. Posléze účastnické instituce potvrdí definitivní závazný zájem a ten stvrdí podpisem Smlouvy o zajištění a zpřístupnění EIZ. CzechELib formou veřejné zakázky sjedná smluvní zajištění EIZ. Smlouvy poskytovatelů EIZ se řídí teritoriálně právem působiště vydavatele/exkluzivního dodavatele a jsou vesměs v angličtině. Úkolem CzechELib je vedle sjednání ceny a jejího případného meziročního růstu ještě sjednání dalších parametrů smlouvy, jimiž jsou zejména: kontrola vzdáleného přístupu prostřednictvím proxy, dostupnost pro „walk-in-users“, trvalá dostupnost EIZ a další. Podmínkou smlouvy s poskytovatelem EIZ je každoroční úhrada přístupu splatná v roce užití EIZ. CzechELib uzavře s každou účastnickou institucí Smlouvu o zajištění a zpřístupnění EIZ podle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, s odkazem na zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), která zavazuje CzechELib ke zpřístupňování EIZ uvedených ve smlouvě a uživatele k dodržování pravidel chování uživatelů CzechELib.

KA4 – Administrace a správa provozu systému přístupu k EIZ a jeho evaluace Cílem této aktivity je zajistit administraci a správu „konsorcií“ pro tematické skupiny pořízených EIZ, včetně zajištění přístupu, podpory uživatelů a hodnocení využívání a přínosů a jednotlivých EIZ. V rámci klíčové aktivity je zřízena Odborná rada projektu, jež je poradním orgánem v poskytování odborných názorů a stanovisek členských institucí konsorcií CzechELib zejména v otázkách výběru, zajištění, zpřístupnění a správy EIZ, ve směřování a budování fondu EIZ pro komunitu VaVaI a doporučení týkajících se sjednávání transformačních smluv a dalších nástrojů pro podporu publikování v režimu Open Access. Součástí aktivity je monitorování využívání EIZ.

KA5 – Technologické zajištění správy centra Cílem aktivity je – s využitím know-how ze současných fragmentárních, roztříštěných a vesměs velmi jednoduchých a omezených lokálních systémů – vytvořit nový komplexní spolehlivý informační systém. Pro pořizování a správu EIZ budou navrženy a vyvinuty nové softwarové systémy nezbytné pro efektivní správu matice rozsáhlého portfolia EIZ na jedné straně a velkého počtu uživatelů na straně druhé. Smyslem vývoje těchto softwarových systémů je rovněž zvýšení uživatelského komfortu.

KA6 – Publicita projektu, propagace EIZ a podpora uživatelů CzechELib Cílem aktivity je navrhnout, vyvinout a následně spravovat webové stránky projektu pro poskytování informací a pro uživatelskou podporu. Stránky budou přinášet informace o národních i mezinárodních aktivitách, o činnostech centra CzechELib při správě portfolia EIZ a dalších aktivitách. Díky nově vyvinutým softwarovým systémům budou nabízet funkcionalitu s přidanou hodnotou řady nových funkcí pro uživatelskou podporu. Budou rovněž sloužit k propagaci a poskytování informací o projektu CzechELib a jeho výsledcích. Pro webové stránky, veškeré tiskoviny, prezentace a propagaci projektu bude vytvořen jednotný grafický styl respektující požadavky OP VVV. V rámci aktivity budou organizovány odborná setkání a prezentace, zahraniční pracovní cesty apod.

KA7 – Závěrečná evaluace a doporučení Cílem této aktivity bude všestranné vyhodnocení fungování centra CzechELib a budou navržena doporučení pro jeho další činnost jako organické součásti NTK. Ukáže-li se to jako vhodné, bude navržena sada doporučení k úpravě stávajících podmínek a koncepce centra tak, aby bylo možné jeho fungování maximálně zefektivnit. Zhodnoceno bude jak fungování procesů CzechELib uvnitř NTK, tak jeho spolupráce s uživateli i případná úprava vztahu NTK (právní uspořádání, financování, aj.) vůči zřizovateli.

Právní 

• Smlouva o centralizovaném zadávání
• Smlouva o zajištění a zpřístupnění EIZ
• Standardní licenční smlouva
• Návrh změny právního postavení NTK nebo jiného řešení potřebného pro zajištění právně korektní schopnosti udržet platovou úroveň pracovníků CzechELib po skončení jejich financování z prostředků projektu

 Organizační 

• Seznam účastnických a členských institucí
• Seznam podpořených EIZ
• Metodika pro výběr EIZ
• Metodika (tj. transparentní způsob) stanovení výše kofinancování pro citační databáze a analytické nástroje a pro všechny ostatní druhy EIZ
• Metodika vyjednávání licencí
• Metodika vyhodnocování uživatelských statistik (efektivnosti využití EIZ)
• Metodika reportingu: Průběžné roční zprávy o využívanosti EIZ a její efektivitě

Technické 

• Systém pro správu a evidenci EIZ
• Statistický a analytický systém pro EIZ
• Systém pro výběr a pořizování EIZ
• Web CzechELib